Wie aus bAV‑Administration ein
skalierbarer Benefit wurde
Cansativa hat seine betriebliche Altersvorsorge gemeinsam mit Penzilla grundlegend modernisiert. Statt postalischer Unterlagen, manueller Meldungen und verteilter Abstimmungen laufen die zentralen Prozesse heute digital und weitgehend automatisiert.
Durch die Anbindung an Personio und die Lohnabrechnung wird das People‑Team deutlich entlastet. Gleichzeitig kann Cansativa den Mitarbeitenden ein breiteres und flexibleres Vorsorgeangebot machen und die bAV als echten Benefit positionieren.
Cansativa ist seit 2017 im deutschen Medizinalcannabismarkt aktiv und heute die führende integrierte Plattform in Deutschland.
Als größter MedCan‑One‑Stop‑Shop verbindet das Unternehmen Distribution, digitale Lösungen und eigene Marken und arbeitet mit mehr als 90 Prozent der MedCan‑aktiven Apotheken in Deutschland zusammen.
bAV war da. Aber nur halb digital.
Cansativa bot seinen Mitarbeitenden bereits vor der Zusammenarbeit mit Penzilla eine betriebliche Altersvorsorge über einen klassischen Versicherungsanbieter an. Der bestehende Prozess war jedoch nur teilweise digitalisiert: Vertragsunterlagen wurden postalisch übermittelt, An‑ und Änderungsmeldungen per E‑Mail koordiniert und lohnabrechnungsrelevante Informationen über mehrere Schnittstellen weitergegeben. Auch die Einbindung bereits bestehender Vorsorgeverträge neuer Mitarbeitender war nur eingeschränkt möglich.
Mit dem Wachstum von Cansativa stiegen sowohl die Zahl der Mitarbeitenden als auch die Anforderungen an skalierbare People‑Prozesse. Für das People‑&‑Organization‑Team war deshalb klar: Die bAV sollte nicht länger als weitgehend manueller Administrationsprozess organisiert sein, sondern als moderner, zugänglicher und flexibel nutzbarer Benefit.
- Manuelle Prozessschritte: Anmeldungen und Änderungen erforderten wiederkehrende Abstimmungen per E‑Mail.
- Medienbrüche: Vertragsunterlagen, Personaldaten und abrechnungsrelevante Informationen liefen über unterschiedliche Kanäle.
- Begrenzte Skalierbarkeit: Mit jedem neuen Vertrag stieg der administrative Aufwand im People‑Team.
- Eingeschränktes Angebot: Im Wesentlichen stand eine standardisierte Vorsorgelösung zur Verfügung; unterschiedliche Bedürfnisse und bestehende Vertragskonstellationen konnten nur begrenzt berücksichtigt werden.
- Digitalisierte Prozesse statt postalischer Unterlagen und E‑Mail‑Meldungen
- Integration in Personio und die Lohnabrechnung
- Breiteres und flexibleres Vorsorgeangebot
- Skalierbar mit dem Wachstum des Unternehmens
„Unser Ziel war es, die bAV so aufzustellen, dass sie mit Cansativa mitwachsen kann: digital, effizient und gleichzeitig attraktiver für unsere Mitarbeitenden.“
Isabelle Ermer, VP People and Organization bei Cansativa
Vier Aspekte waren entscheidend
Die Einführung von Penzilla war Teil der Professionalisierung und Skalierung der People Operations bei Cansativa. Das People‑&‑Organization‑Team suchte gezielt nach einer Lösung, die administrative Abläufe standardisiert, bestehende Systemlandschaften sinnvoll verbindet und gleichzeitig den Mehrwert der bAV für Mitarbeitende erhöht.
Digitalisierung und weitgehende Automatisierung
Wiederkehrende Abläufe rund um Anmeldungen, Vertragsänderungen und abrechnungsrelevante Informationen sollten digital und verlässlich abgebildet werden.
Integration in die bestehende Systemlandschaft
Die Anbindung an Personio und die Lohnabrechnung war eine wesentliche Voraussetzung für durchgängige, ressourcenschonende Prozesse.
Breiteres Vorsorgeangebot
Cansativa wollte sich von einer einzelnen standardisierten Versicherungslösung lösen und den Mitarbeitenden ein flexibleres Angebot ermöglichen.
Skalierbarkeit
Die Lösung sollte sowohl zur aktuellen Unternehmensgröße passen als auch weiteres Wachstum ohne proportional steigenden Administrationsaufwand unterstützen.
Auf Penzilla aufmerksam wurde Isabelle Ermer über LinkedIn und ihr berufliches Netzwerk. Nach der Prüfung des Lösungsansatzes fiel die Entscheidung gemeinsam mit der Geschäftsführung schnell.
Neben der technologischen Lösung überzeugte bereits in der Evaluierungsphase die persönliche und verlässliche Betreuung.
„Penzilla hat genau die Verbindung geschaffen, die wir gesucht haben: weniger manuelle Administration für People Operations und gleichzeitig ein deutlich besseres bAV‑Angebot für unsere Mitarbeitenden.“
Isabelle Ermer · VP People and Organization bei Cansativa
Strukturiert eingeführt, eng begleitet
Die Einführung verlief insgesamt strukturiert und mit überschaubarem Aufwand für das People‑Team. Besonders positiv bewertet Cansativa die Erreichbarkeit, die schnelle Klärung von Rückfragen und die verlässliche Begleitung während der Einführung und über den Go‑live hinaus.
Daten und Verträge
Bestehende Daten und Verträge wurden in die neue Lösung überführt.
Personio und Payroll
Die relevanten Schnittstellen zu Personio und zur Lohnabrechnung wurden eingerichtet.
Kleinere Abweichungen
Im Zuge der Datenmigration gab es kleinere Abweichungen, unter anderem bei einzelnen Startdaten und Datenzuordnungen. Diese wurden im engen Austausch mit Penzilla kurzfristig korrigiert.
Resonanz im Team
Nach der Umstellung stieg die Zahl der neu abgeschlossenen bAV‑Verträge sichtbar an.
„Die Einführung war für uns erfreulich unkompliziert. Bei Rückfragen war Penzilla jederzeit erreichbar und hat Themen schnell und zuverlässig gelöst.“
Isabelle Ermer, VP People and Organization bei Cansativa
Was sich geändert hat
Skalierbare People Operations
Die bAV‑Administration ist heute in einen standardisierten digitalen Prozess eingebettet und deutlich weniger von manuellen Einzelschritten abhängig.
Weniger administrative Schnittstellen
Relevante Personal‑, Vertrags‑ und Abrechnungsdaten werden über die angebundenen Systeme strukturiert weitergegeben. Dadurch reduzieren sich E‑Mail‑Abstimmungen und manuelle Übertragungen.
Spürbare Entlastung des People‑Teams
Wiederkehrende administrative Tätigkeiten rund um die bAV wurden deutlich reduziert. So entstehen zusätzliche Kapazitäten für strategische People‑&‑Organization‑Themen und die Begleitung des Unternehmenswachstums.
Breiteres und flexibleres Vorsorgeangebot
Statt einer einzelnen standardisierten Versicherungslösung kann Cansativa heute unterschiedliche Vorsorgebedürfnisse sowie, abhängig von den jeweiligen vertraglichen Voraussetzungen, bestehende Vertragskonstellationen neuer Mitarbeitender besser berücksichtigen.
Ein attraktiverer Benefit
Der einfachere Zugang, die größere Auswahl und die professionell aufgesetzten Prozesse erhöhen den wahrgenommenen Mehrwert der bAV für die Mitarbeitenden.
Steigende Nutzung
Seit der Einführung von Penzilla ist die Zahl der neuen bAV‑Verträge sichtbar gestiegen.
„Für uns sind das fünf von fünf Sternen. Mit Penzilla haben wir die bAV konsequent digitalisiert und zentrale Abläufe weitgehend automatisiert. Das entlastet unser People‑Team spürbar und macht unser Angebot zugleich skalierbarer und attraktiver für unsere Mitarbeitenden. Besonders die Erreichbarkeit, Verlässlichkeit und schnelle Unterstützung durch Penzilla überzeugen uns.“
Isabelle Ermer
VP People and Organization bei Cansativa
Ein Baustein einer skalierbaren People‑Infrastruktur
Für Cansativa ist die digitale bAV ein Baustein einer skalierbaren People‑Infrastruktur: Prozesse sollen für Mitarbeitende einfach zugänglich sein, das People‑Team im operativen Alltag entlasten und zugleich das weitere Wachstum des Unternehmens unterstützen.
Das Unternehmen möchte die Nutzung und Wahrnehmung der bAV als Benefit weiter stärken und die etablierten Prozesse gemeinsam mit Penzilla kontinuierlich weiterentwickeln.
„Ich würde Penzilla allen Unternehmen empfehlen, die ihre bAV professionell und skalierbar aufstellen, administrative Prozesse reduzieren und ihren Mitarbeitenden ein attraktiveres Vorsorgeangebot machen möchten.“
Isabelle Ermer · VP People and Organization bei Cansativa
Penzilla ist die neutrale Plattform für die bAV‑Administration im Mittelstand, weder Versicherer noch Makler. HR‑Teams zwischen 100 und 5.000 Mitarbeitenden bündeln damit alle Durchführungswege an einem Ort, binden ihre Payroll an und geben Mitarbeitenden eine verständliche Auskunft über ihre Verträge.
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