Betriebliche Altersvorsorge für Arbeitgeber
Fachkräftemangel, demografischer Wandel, steigende Fluktuation: Der Wettbewerb um die besten Talente ist rauer geworden. Mitarbeitergewinnung und -bindung werden zu zentralen Bausteinen des Unternehmenserfolgs. Gleichzeitig zwingt das wirtschaftliche Umfeld viele Unternehmen zu Sparsamkeit. In diesem Umfeld rückt ein bewährter Benefit wieder in den Fokus der Arbeitgeber: die betriebliche Altersvorsorge (bAV).
Wie du als Arbeitgeber die betriebliche Altersvorsorge dazu nutzen kannst, Mitarbeitende ans Unternehmen zu binden und gleichzeitig finanzielle Vorteile für dich zu generieren, das erfährst du hier.
Betriebliche Altersvorsorge in Kürze:
- Deine Mitarbeitenden haben einen Rechtsanspruch auf eine betriebliche Altersvorsorge. Darum: Schieb das Thema nicht auf, sondern geh es proaktiv an. So kannst du als Arbeitgeber die bAV nach deinen Wünschen gestalten.
- Die betriebliche Altersvorsorge bietet Arbeitgebern eine Menge Vorteile: So kannst du sie nicht nur als Anreiz einsetzen, um Mitarbeitende langfristig an dein Unternehmen zu binden. Du kannst mit ihr ganz konkret Steuern und Lohnnebenkosten einsparen. Richtig aufgesetzt kannst du sie sogar zur Cash-Generierung nutzen.
- Eine betriebliche Altersvorsorge einzuführen, ist kein Hexenwerk. Besonders, wenn du vorab schon die relevanten Stakeholder eingebunden und dir Gedanken zu Berechtigtenkreis, Durchführungsweg, Art der Zusage sowie zum Umgang mit Sonderfällen gemacht hast.
- Um rechtlich abgesichert zu sein, solltest du als Arbeitgeber deine betriebliche Altersvorsorge immer in einer Versorgungsordnung regeln. Was alles in so eine Rechtsgrundlage gehört, erfährst du hier.
- Mitarbeiterkommunikation ist ein entscheidender Baustein zum Erfolg deiner bAV. Nur wer seine Versorgung auch versteht, kann sie auch wertschätzen.
- Dauer und Kosten einer bAV-Einführung können stark variieren. Mit dem richtigen Partner ist sie aber schnell und kostengünstig eingeführt.
- Wie viel Aufwand die betriebliche Altersvorsorge im laufenden Betrieb verursacht, hängt vor allem vom Grad der Digitalisierung ab. Entscheidend für den Aufwand sind sowohl die Zahl an Mitarbeitenden mit bAV sowie die Anzahl der verschiedenen Versorgungsordnungen. Wählst du einen digitalen Anbieter, kannst du den Aufwand für deine HR-Abteilung auf 0 reduzieren.
Was ist betriebliche Altersvorsorge?
Die betriebliche Altersversorgung (bAV) umfasst alle Rentenansprüche, die ein Mitarbeitender von seinem Arbeitgeber erhält. Dazu gehören Altersrenten, Zahlungen an Hinterbliebene und Leistungen bei Invalidität. Auch die Umwandlung von Gehaltsbestandteilen zu Rentenansprüchen zählt zur bAV (Quelle: Betriebsrentengesetz). Ziel ist es, Mitarbeitenden und deren Angehörigen zusätzliche finanzielle Sicherheit im Alter und bei dauerhaften gesundheitlichen Einschränkungen zu bieten.
Unterschied: arbeitgeber- und arbeitnehmerfinanzierte bAV
Unter dem Begriff betriebliche Altersversorgung werden somit zwei verschiedene Formen der Finanzierung zusammengefasst, nämlich die arbeitgeber- und die arbeitnehmerfinanzierte bAV. Letztere wird auch Entgeltumwandlung genannt.
Während die arbeitgeberfinanzierte bAV ein reiner Benefit ist, den du in deinem Unternehmen einführen kannst oder auch nicht, haben Arbeitnehmende seit 2002 einen gesetzlichen Anspruch auf eine betriebliche Altersvorsorge durch Entgeltumwandlung. Konkret bedeutet das, dass du als Arbeitgeber die Pflicht hast, einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter die Möglichkeit einzuräumen, eine bAV mit Beiträgen aus ihrem Entgelt zu besparen, wenn diese danach verlangen.
Schieb das Thema betriebliche Altersversorgung nicht auf, sonst holt es dich früher oder später ein. Mitarbeitende sind heute gut informiert und kennen ihre Rechte. Und spätestens, wenn du einen Mitarbeitenden einstellen willst, der schon eine bAV bei einem alten Arbeitgeber bespart hat und diese bei dir weiterführen möchte, stehst du ohne Strategie vor einem Problem. Denn die Übernahme von Altverträgen birgt Risiken.
Besser ist es, das Thema proaktiv anzugehen. So behältst du als Arbeitgeber die Initiative und kannst die betriebliche Altersvorsorge entsprechend deiner Unternehmensstrategie ausgestalten. Zudem profitierst du dann auch von den Vorteilen, die die betriebliche Altersvorsorge Arbeitgebern bietet.
Catherine Leser
Co-Founder von Penzilla
Welche Vorteile hat die betriebliche Altersvorsorge für Arbeitgeber?
Die Einführung einer bAV ist nicht nur ein Gewinn für Mitarbeitende, auch du als Arbeitgeber profitierst von einer Reihe von Vorteilen:
Mehr Cash für dein Unternehmen
Steuern sparen
Zahlst du als Arbeitgeber Beiträge in die betriebliche Altersvorsorge – egal ob in Form einer arbeitgeberfinanzierten bAV oder als Arbeitgeberzuschuss bei der Entgeltumwandlung –, kannst du diese Beiträge als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen, was zu unmittelbaren Kosteneinsparungen für dein Unternehmen führt.
Einsparung von Lohnnebenkosten
Die betriebliche Altersvorsorge ist der wohl einzige Benefit, durch dessen Einführung Unternehmen Einsparungen erzielen können, anstatt Mehrkosten zu generieren.
Denn anders als auf das reine Bruttogehalt fallen auf Gehaltsbestandteile, die Arbeitgeber für ihre Mitarbeitenden in die betriebliche Altersvorsorge einzahlen, keine Lohnnebenkosten an.
Dieser Effekt lässt sich noch verstärken, wenn Mitarbeitende dazu motiviert werden, eigene Beiträge aus ihrem Bruttoentgelt zu leisten. Auch auf diese Beiträge fallen keine Sozialabgaben an, sodass hierdurch Einsparungen erzielt werden können.
Die Einsparungen sind unterschiedlich hoch und orientieren sich an den jeweiligen Gehältern. Am höchsten ist die Einsparung dann, wenn das Gehalt deiner Mitarbeitenden unter der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Krankenversicherung liegt.
| pro Monat | pro Jahr | |
|---|---|---|
| Lohnnebenkosten (IST) | 443.836 € | 5.326.035 € |
| Einsparung SV-Beiträge und Umlage | -14.526 € | -174.307 € |
| Arbeitgeberzuschuss 15% | 8.775 € | 105.300 € |
| Lohnnebenkosten (inkl. bAV-Zuschuss) | 438.086 € | 5.257.028 € |
| Einsparungen bei Einführung bAV | 5.751 € | 69.007 € |
| Berechnungen beruhen auf exemplarischen Gehaltsdaten. Annahme: 390 Mitarbeitende, Umwandlungsbetrag 150 €/Mitarbeitenden und 100% Durchdringung. Zahlen variieren je nach Durchdringungsquote und Höhe der jeweiligen Entgeltumwandlungen. | ||
Cash-Generierung
Richtig ausgestaltet kannst du mit einer betrieblichen Altersversorgung nicht nur Kosten senken, sondern sogar Cash generieren! Das geht nicht mit jedem Durchführungsweg. Doch wenn du deine bAV mittels einer Unterstützungskasse aufsetzt, ist es möglich, diese wie eine Inhouse-Bank zu nutzen und sich von dort Kredite zu günstigen Konditionen zu leihen.
Attraktiver Arbeitgeber
Beliebtester Benefit
Die betriebliche Altersvorsorge zählt unter Mitarbeitenden aller Altersklassen zu den Top 3 Benefits und wird damit zu einem entscheidenden Faktor bei der Wahl des Arbeitgebers. Besonders eine klassische arbeitgeberfinanzierte bAV vermittelt ein Gefühl der Wertschätzung und Fürsorge seitens des Arbeitgebers, was die Bindung an das Unternehmen stärkt.
Top 3 Wunsch-Benefits
Platz 3
Benefits rund um Altersvorsorge
Das wünschen sich Mitarbeitende
Platz 1 in allen Altersgruppen
Betriebliche Altersvorsorge
Wettbewerbsvorteil im War for Talents
Für jeden Zweiten (49%) ist das Angebot einer arbeitgeberfinanzierten bAV ein entscheidendes Kriterium bei der Arbeitgeberwahl. Für 34 Prozent spielt sie im Bewerbungsprozess eine Rolle. In einem umkämpften Arbeitsmarkt kann sie ein Schlüssel sein, um die besten Köpfe für dein Unternehmen zu gewinnen.
Rolle der betrieblichen Altersvorsorge im Recruiting: Würden Sie bei einem etwaigen Jobwechsel auf eine vom Arbeitgeber finanzierte bAV achten?
Soziale Verantwortung
In einer Zeit, in der die gesetzliche Rentenversicherung zunehmend unter Druck gerät, leistet die betriebliche Altersvorsorge einen entscheidenden Beitrag zum gesamtgesellschaftlichen Funktionieren unseres staatlichen Systems. Sie ist eine tragende Säule im Altersvorsorgemix, deren Bedeutung im Zuge des demografischen Wandels weiter steigen wird.
Anteil an Beziehern einer Altersrente
Frauen
Männer
Quelle: Institut Arbeit und Qualifikation (IAQ), Universität Duisburg-Essen
Datenbasis: Deutsche Rentenversicherung Bund (2023)
Durchschnittliche Ausgaben / Monat für einen 2-Personen Haushalt
| Wohnen: | 1.145 € |
| Nahrungsmittel: | 472 € |
| Verkehr: | 399 € |
| Freizeit: | 283 € |
| Sonstiges: | 940 € |
Quelle: Statistisches Bundesamt
Steigerung der Wertschöpfung
Die bAV trägt dazu bei, die Zufriedenheit im Unternehmen zu erhöhen. Geringere Fluktuationsraten führen zu niedrigeren Rekrutierungs- und Einarbeitungskosten, während die gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit die Produktivität und das Engagement erhöht.
Verändere jetzt die Zukunft deiner Mitarbeitenden
Mit einer betrieblichen Altersvorsorge (bAV) übernimmst du als Arbeitgeber Verantwortung für deine Mitarbeitenden – auch über das Arbeitsleben hinaus.
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Employer Branding Effekt Ein attraktives bAV Angebot lässt die Herzen euerer Bewerber höher schlagen und bindet bestehende Mitarbeitende an euch.
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Gesetzlicher Anspruch Deine Mitarbeitenden haben einen gesetzlichen Anspruch auf eine bAV. Biete es proaktiv an, sie werden es dir danken.
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Kostengünstiger Benefit Die bAV kann ein sehr kostengünstiger Benefit sein, der weitreichende (positive) Folgen auf die Rente deiner Mitarbeitenden haben wird.
Wie du als Arbeitgeber eine betriebliche Altersvorsorge einführst
Die Einführung einer bAV ist kein Hexenwerk. Mit einer klaren Strategie und den richtigen Vorüberlegungen sollte es einem bAV-Berater nicht schwerfallen, eine betriebliche Altersversorgung aufzusetzen, die genau zu deinen Wünschen und deinem Unternehmen passt.
Allerdings kommt es auch auf die Wahl des richtigen Beraters an. Denn nicht allen stehen sämtliche Gestaltungsmöglichkeiten der bAV offen. Umso wichtiger ist es, dass du folgende Vorüberlegungen anstellst. Hast du das Folgende für dich definiert, wird es dir leichter fallen, den richtigen Berater zu finden.
Strategieentwicklung
Der erste Schritt zur Einführung einer bAV ist die Entwicklung einer klaren Strategie. Überlege, welche Rolle die bAV in deinem Benefitsmix spielen soll und welche Ziele du damit erreichen möchtest.
- Geht es euch lediglich darum, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und eurer Pflicht als Arbeitgeber nachzukommen, oder soll die bAV aktiv beworben und im Employer Branding eingesetzt werden?
- Muss die bAV kostenneutral gestaltet sein oder gibt es ein Budget, das für diesen Benefit bereitgestellt werden kann?
- Sind alle relevanten Interessensgruppen einbezogen und überzeugt, oder gibt es Vorbehalte, die durch eine Beratung ausgeräumt werden müssen? Neben der Geschäftsführung sollten auch eure Lohnbuchhaltung und vor allem der Betriebsrat abgeholt sein. Letzterer hat nämlich ein Mitbestimmungsrecht.
- Besonders entscheidend ist die aktive Unterstützung der HR-Abteilung: Sie genießt das größte Vertrauen bei den Angestellten, wenn es um die bAV geht, und ist deshalb euer wichtigster Multiplikator.
Berechtigtenkreis bestimmen
Wer soll von deinem bAV-Angebot profitieren dürfen? Basierend auf dem allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz ist es nämlich möglich, bAV-Angebote auf bestimmte Gruppen zuzuschneiden. Dabei kannst du grundsätzlich frei entscheiden, welche Mitarbeitenden eine betriebliche Altersversorgung erhalten sollen, solange Arbeitnehmende nicht ohne sachlichen Grund von vorteilhaften Regelungen ausgeschlossen werden. Solche sachlichen Gründe können sein:
- Betriebszugehörigkeit: Sollen Mitarbeitende erst ab einer gewissen Zeit im Unternehmen von der bAV profitieren dürfen oder erwerben sie bspw. nach einer gewissen Zeit im Unternehmen Zusatzleistungen?
- Art des Beschäftigungsverhältnisses: Beschränkt sich die bAV nur auf Festangestellte oder sollen beispielsweise auch Leiharbeiter, Azubis und Mitarbeitende mit befristeten Verträgen eine Versorgung erhalten?
- Einkommensgrenzen: Häufig sehen Versorgungsordnungen Unterschiede beim Gehalt vor. In der Regel wird eine solche Grenze an der Beitragsbemessungsgrenze zur gesetzlichen Rentenversicherung (West) (BBG) festgemacht. Da Mitarbeitende, deren Gehalt über dieser Grenze liegt, noch einmal einen anderen Vorsorgebedarf haben, weil sie nur bis zur BBG Rentenansprüche erwerben, sehen diese Versorgungsordnungen häufig zusätzliche Beiträge vor.
- Jobprofil: Lassen sich Mitarbeitende aufgrund ihrer Tätigkeit in Gruppen einordnen, können auch diese Gruppen unterschiedlich betrachtet werden. Manager mit größerem Verantwortungsbereich haben beispielsweise häufig eine eigene Versorgung und auch in tarifgebundenen Unternehmen wird regelmäßig zwischen Tarifmitarbeitern und außertariflich Beschäftigten unterschieden.
Art der Zusage festlegen
Wenn du deinen Mitarbeitenden eine bAV gewährst, dann nennt man das „Zusage”. Es gibt verschiedene Zusagearten, die sich darin unterscheiden, welche Leistungen zugesagt werden und wer die Risiken trägt.
So gibt es beispielsweise die beitragsorientierte Leistungszusage, bei der du deinen Mitarbeitenden lediglich versprichst, einen gewissen Beitrag abzuführen, ohne eine Aussage darüber zu treffen, was am Ende rauskommt. Anders als bspw. bei der Beitragszusage mit Mindestleistung, bei der du von vorneherein eine Mindestrente garantierst.
Die Art der Zusage beeinflusst auch die Wahl des Durchführungswegs. Dieser legt fest, wie die Beiträge angelegt und verwaltet werden sollen und hat auf Arbeitgeberseite große Auswirkungen auf Kosten und Risiken der bAV sowie auf die Performance des Versorgungsguthabens. Auf Arbeitnehmerseite wirkt sich die Wahl des Durchführungswegs auf die steuerliche Behandlung während des Ansparphase aus.
Finanzierung festlegen
Soll deine bAV arbeitgeberfinanzierte Bausteine enthalten oder soll es eine reine arbeitnehmerfinanzierte Ausgestaltung sein (Entgeltumwandlung)? Sehr verbreitet sind auch Kombinationen, bei denen der Arbeitgeber seinen Beitrag an die Bedingung knüpft, dass auch der Mitarbeitende einen Eigenbeitrag erbringt.
Bestimmung der Leistungen
Als nächstes solltest du die Leistungen definieren, die die betriebliche Altersvorsorge umfassen soll. Geht es nur um eine reine Rentenleistung oder sind für dich bspw. auch Leistungen im Falle einer Berufsunfähigkeit von Bedeutung? Versuche dabei auch die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden in den Blick zu nehmen. Was würden sie besonders wertschätzen?
Integrierte oder separate Berufsunfähigkeitsversicherung?
Eine Kombination von bAV und Berufsunfähigkeitsversicherung sollte gut abgewogen werden, denn die Verbindung hat Vor- und Nachteile.
Der Vorteil: Wird ein Mitarbeitender berufsunfähig, wird seine bAV trotzdem weiter bespart, so als hätte er nie aufgehört zu arbeiten. Auf diese Weise steht der betroffenen Person auch zu Renteneintritt eine gute Betriebsrente zur Verfügung.
Allerdings solltest du in dem Fall auch eine Regelung für für dein Unternehmen suchen, wie du sogenannte entgeltlose Zeiten für regelst. Das sind Zeiten, in denen deine Beschäftigten zwar einen Arbeitsvertrag haben, sie aber kein Entgelt beziehen. Beispielsweise in Elternzeit, zur Pflege eines Angehörigen – oder eben auch bei langer Krankheit, denn nach 6 Wochen endet ja die Entgeltfortzahlung.
Das Problem: Fließen keine Beiträge in die bAV, besteht auch kein BU-Schutz; problematisch, wenn einer Berufsunfähigkeit zuvor eine lange Krankheit vorausgegangen ist.
Alternativ kannst du beides getrennt voneinander behandeln. Eine betriebliche Berufsunfähigkeitsversicherung hat für Mitarbeitende den Vorteil, dass sie genauso wie bei der bAV vom Brutto-/Netto-Effekt der Entgeltumwandlung profitieren.
Adrian Dalkowski
Partner Manager Pensions
Umgang mit Sonderfällen regeln
Wie möchtet ihr mit Zeiten umgehen, in denen Beschäftigte keine Beiträge leisten, weil sie beispielsweise in Elternzeit sind, ein Sabbatical machen oder einen nahen Angehörigen pflegen? In diesen Lebensphasen ruht die bAV in der Regel, was zur Folge hat, dass keine neuen Ansprüche angesammelt werden.
Es ist entscheidend festzulegen, ob und wie diese Zeiten durch den Arbeitgeber abgedeckt werden sollen. Einige Unternehmen bieten bspw. an, die Beiträge während dieser Perioden fortzuführen. Ein solches Modell wirkt attraktiv, weil Mitarbeitende sich auch in diesen entgeltlosen Zeiten von ihrem Arbeitgeber gut versorgt fühlen können.
Lass dich beraten
Bei Penzilla beraten wir dich umfassend und unabhängig, auch über gängige Versicherungsprodukte hinaus. Dadurch können wir deine Versorgungsordnung nach deinen individuellen Wünschen gestalten.
„Wir wollten für unsere Mitarbeitenden eine betriebliche Altersvorsorge schaffen, die ihren Namen verdient hat und nicht von Vertriebs-, Abschluss- & Verwaltungsgebühren aufgefressen wird. Mit einer Unterstützungskasse haben wir alle Fäden selbst in der Hand und können so eine effiziente und lukrative Altersvorsorge für unsere Mitarbeitenden aufbauen. Doch ohne Experten, ist der Aufbau einer Unterstützungskasse alleine kaum zu schaffen. Penzilla hat uns ab der ersten Minute sehr professionell beraten, unterstützt und gemeinsam mit uns unsere eigene Unterstützungskasse nenkin ins Leben gerufen.“
Wie solltest du als Arbeitgeber die bAV rechtlich regeln?
Grundsätzlich brauchst du als Arbeitgeber keine schriftliche Rechtsgrundlage. Das Betriebsrentengesetz erlaubt ausdrücklich auch die betriebliche Übung, solange der Grundsatz der Gleichbehandlung gewahrt bleibt. Eine betriebliche Übung bezeichnet eine regelmäßige, freiwillige Leistung oder Zusage des Arbeitgebers, die durch Wiederholung zur Gewohnheit wird und dadurch einen Anspruch für die Arbeitnehmenden begründet.
Zu empfehlen ist diese Praxis allerdings nicht, denn in Streitfällen fehlt dir die Dokumentation. Wenn du als Arbeitgeber die betriebliche Altersvorsorge schriftlich festhalten willst, geht das über:
- Einzelvertragliche Zusage: Eine individuelle Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmerndem, bei der die Konditionen der betrieblichen Altersvorsorge spezifisch für eine Person geregelt und dokumentiert werden.
- Gesamtzusage: Hierbei machst du die Zusage für die bAV öffentlich und für alle sichtbar. Entweder durch ein Rundschreiben, einen Eintrag im Intranet oder durch einen Aushang. Die Gesamtzusage macht die bAV zum Bestandteil der individuellen Arbeitsverträge, ohne dass ein separater Vertrag mit jeder einzelnen Person abgeschlossen werden muss.
- Betriebsvereinbarung: Eine schriftliche Einigung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, bei der die bAV für alle Mitarbeitenden im Unternehmen, außer leitende Angestellte, geregelt wird.
Daneben gibt es noch den Tarifvertrag. Wenn dein Unternehmen tarifgebunden ist, sind im Tarifvertrag bereits die Bedingungen für die betriebliche Altersvorsorge geregelt.
Versorgungsordnung
Das Herzstück deiner betrieblichen Altersversorgung ist die Versorgungsordnung. Darunter versteht man ein vom Arbeitgeber formuliertes Regelwerk für die Handhabung der bAV im Unternehmen.
Die Versorgungsordnung regelt vor allem arbeitsrechtliche Aspekte der betrieblichen Altersvorsorge, darunter:
- Leistungsumfang: Welche Leistungen werden angeboten (z. B. Altersrente, Kapitalleistung, Invaliditätsversorgung, etc.)?
- Leistungsanspruch: Welche Ansprüche erwerben Mitarbeitende aus der zugesagten bAV? Haben sie nur einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber Beiträge zur bAV in einer festgelegten Höhe entrichtet, oder haben sie sogar einen Anspruch auf eine festgelegte Rentenhöhe?
- Geltungsbereich: Für welche Mitarbeitenden gilt die Versorgungsordnung?
- Umgang mit Zusagen vom Vorarbeitgeber: Werden Zusagen von früheren Arbeitgebern übernommen und wenn ja, unter welchen Voraussetzungen?
- Durchführungsweg: Wie wird die bAV durchgeführt, wer ist der Versorgungsträger und wer der Bezugsberechtigte? Wer zählt zum Begünstigtenkreis?
- Finanzierung: Wie werden die Leistungen finanziert (z. B. Arbeitgeberbeiträge, Entgeltumwandlung, Kombination aus beidem)? Gibt es einen Mindest- und/oder Höchstbeitrag?
- Rentendynamik: Wird die Leistung der bAV regelmäßig an die Inflation angepasst und wie ist diese Anpassung geregelt?
- Regelungen für Sonderfälle: Was geschieht zum Beispiel in Zeiten, in denen Mitarbeitende kein Gehalt beziehen, bspw. in Elternzeit oder bei längerer Krankheit?
- Regelungen bei vorzeitigem Ausscheiden: Was geschieht, wenn Mitarbeitende das Unternehmen vor Renteneintritt verlassen?
Diese Details gehen oft über den Rahmen einer Betriebsvereinbarung hinaus, weshalb eine Versorgungsordnung als ergänzendes Dokument wichtig ist, um eine transparente und rechtskonforme Umsetzung der bAV sicherzustellen.
Erstaunlicherweise haben einige Unternehmen ihre bAV schriftlich nicht festgehalten. Besonders häufig sehe ich das, wenn es um die Entgeltumwandlung über eine Direktversicherung geht. Klar sind im Direktversicherungsvertrag die meisten Details schon vom Versicherer geregelt. Nicht geregelt ist aber zum Beispiel die Höhe des Argbeitgeberzuschusses. Stell dir vor, du musst irgendwann nachweisen, dass du allen Mitarbeitenden denselben Zuschuss gewährt hast …
Meine dringende Empfehlung lautet daher, dass ihr zu Beginn alles einmal sauber aufsetzt. Melde dich bei uns, wir beraten dich gern und helfen dir beim Aufsetzen eurer Versorgungsordnung
Adrian Dalkowski
Partner Manager Pensions
Änderung der Rechtsgrundlage
Es ist grundsätzlich möglich, später Änderungen an der bAV vorzunehmen. Um dir solche Änderungen aber nicht zu erschweren, solltest du schon bei der Ausgestaltung darauf achten, dass sie eine sogenannte Änderungsvorbehaltsklausel enthält. Oft wird auch von einer betriebsvereinbarungsoffenen Gestaltung gesprochen.
Diese Klausel ermöglicht es, Änderungen vorzunehmen, ohne dass die Zustimmung jedes einzelnen Arbeitnehmenden erforderlich ist. In diesem Fall würde eine Anpassung der Versorgungsordnung auch über eine Betriebsvereinbarung oder eine allgemeine Mitteilung (Gesamtzusage) möglich sein.
Penzilla bAV-Booklet
Erfahre, wie du gesetzlichen Pflichten gerecht wirst und Risiken umgehst. Gestalte deine bAV innovativ und überzeuge deine Mitarbeitenden! Lass dich inspirieren und werde zum Vorreiter in Sachen Altersvorsorge!
Der entscheidende Baustein zum Erfolg: Mitarbeiterkommunikation
Mit der Erstellung einer Versorgungsordnung und der Information deiner Mitarbeitenden ist der erste Schritt zur Einführung der bAV gemacht. Damit sie aber auch ihr volles Potenzial entfalten kann – sei es durch eine hohe Beteiligung an der Entgeltumwandlung oder eine gesteigerte Bindung ans Unternehmen – ist eine gezielte Kommunikation entscheidend. Denn nur wer versteht, welchen Nutzen die bAV bietet, kann fundierte Entscheidungen treffen.
Rentenlücke? Nie gehört.
Hättest du gedacht, dass nur jede dritte Person eine genaue Vorstellung von der Höhe ihrer gesetzlichen Rente hat?
Diese Unwissenheit kann dazu führen, dass die Notwendigkeit einer zusätzlichen Vorsorge nicht gesehen und der Nutzen einer betrieblichen Altersvorsorge auf den ersten Blick nicht erkannt wird.
Ein erster Schritt ist also immer, deine Mitarbeitenden für den Vorsorgebedarf zu sensibilisieren.
Haben Sie eine Vorstellung von der Leistung, die Sie bei Eintritt Ihres Ruhestands aus der gesetzlichen Rentenversicherung erhalten werden?
Mitarbeiterkommunikation: So geht’s
Vorsorgebedarf erkennen
Mit klaren, verständlichen Informationen kannst du deinen Mitarbeitenden zeigen, wie wichtig es ist, sich frühzeitig mit der Altersvorsorge zu beschäftigen. So wird die bAV nicht nur als zusätzliche Option wahrgenommen, sondern als ein wertvoller Bestandteil der persönlichen Vorsorgeplanung.
Bei Penzilla unterstützen wir dich bei der Kommunikation an deine Mitarbeitenden. Wir stellen deinen Mitarbeitenden Infomaterial zur bAV und zu ihrem individuellen Vorsorgebedarf zur Verfügung.
Ein besonderes Feature ist der Future-Check, der deinen Mitarbeitenden auf Basis weniger Angaben ihre zu erwartende Rentenlücke aufzeigt und darstellt, wie sich diese durch eine betriebliche Altersvorsorge schließen oder zumindest verkleinern ließe.
Für die betriebliche Altersvorsorge werben
Sind Mitarbeitende erst einmal für das Thema Altersvorsorge sensibilisiert, kannst du sie von der bAV überzeugen, indem du ihnen die Vorteile der Entgeltumwandlung aufzeigst. Dazu gehören u.a.:
- der Steuer- und Sozialabgabenvorteil
- der Arbeitgeberzuschuss
- die Absicherung von Hinterbliebenen im Todesfall
- die flexible Auszahlungsform bei Renteneintritt.
Nutzt ihr die Software von Penzilla für die bAV-Verwaltung können deine Mitarbeitenden im Mitarbeiterportal direkt sehen, wie sich Steuer- und Sozialabgabenersparnis sowie Arbeitgeberzuschuss vorteilhaft auf ihre bAV auswirken. Zudem sehen sie, wie sich ihre betriebliche Altersvorsorge entwickeln wird, und erhalten Antworten auf die häufigsten Fragen, was die HR-Abteilung erheblich entlastet.
Dass bAV-Kommunikation für eine hohe Durchdringung bei der Entgeltumwandlung essentiell ist, ist klar: Denn deine Mitarbeitenden müssen sich aktiv für eine bAV entscheiden.
Aber auch bei arbeitgeberfinanzierten Modellen ist Kommunikation das A und O. Schließlich versprichst du dir von einem solchen Benefit Wertschätzung und Unternehmenstreue – etwas, das viel schlechter zu messen ist als die Durchdringung mit Entgeltumwandlung.
Wenn deine Mitarbeitenden aber ihren Vorsorgebedarf nicht kennen, wissen sie auch nicht wertzuschätzen, was du für sie tust.
Catherine Leser
Co-Founder von Penzilla
Kosten und Dauer der bAV-Einführung
Wie lange die Einführung einer betrieblichen Altersvorsorge dauert und was sie kostet, hängt entscheidend davon ab, für welchen Anbieter ihr euch entscheidet. So solltet ihr bei der Wahl des Anbieters auf folgende Punkte achten:
- Gebühren: Fallen Kosten für die Beratung, die Vertragsgestaltung oder die technische Integration an?
- Implementierung: Verfügt der Anbieter über ein technisches Setup, um eine schnelle Einführung der bAV gewährleisten zu können, und ist dieses auch mit eurem Setup kompatibel?
- Laufender Betrieb: Wie viele Abläufe erfolgen papierbasiert oder müssen manuell in Excel-Listen und ähnlichem gepflegt werden? Überall dort, wo der Anbieter oder ihr selbst noch Hand anlegen müsst, lauern Fehlerquellen, die fehlerhafte Buchungen oder unnötigen Mehraufwand zur Folge haben können.
- Compliance: Wie erfolgt die Dokumentation der Prozesse? Wo werden Verträge aufbewahrt und wie gelingt der Zugriff? Um rechtlich stets auf der sicheren Seite zu sein, ist eine lückenlose Dokumentation aller Verträge, Beratungen und Vereinbarungen unabdingbar. Diese erfolgt idealerweise digital und sollte jederzeit zugänglich sein.
Penzilla implementiert deine bAV in weniger als 1 Stunde – kostenlos
Mit Penzilla setzt du auf eine hundertprozentig digitale bAV-Lösung. Dadurch verkürzt sich die Dauer der Implementierung auf weniger als eine Stunde – inklusive Beratungsgespräch und Information an deine Mitarbeitenden.
In nur drei Minuten integriert sich unsere Software in die gängigsten Personal- und Payroll-Systeme, importiert alle bAV-relevanten Mitarbeiterdaten und hält diese durch einen regelmäßigen Datenabgleich aktuell. Sämtliche Verträge und Dokumente werden digital abgebildet und hinterlegt. So schaffen wir Transparenz und vermeiden Fehlerquellen.
Und das Beste: Bis hierhin ist alles völlig kostenfrei! Erst nach der Implementierung können Kosten anfallen. Hier erfährst du alles zu unseren Preisen.
Deine Kosten
Mit Penzilla als bAV-Experte kostet dich die Einführung der bAV nichts
Dein Aufwand
- Wähle dein Angebot.
Nutze dafür unsere kostenfreie bAV-Beratung (30 min) - Binde dein HR-System an (ca. 3 min)
- Informiere deine Mitarbeitenden im nächsten All-Hands Call (ca. 20 min)
Deine Benefits
- Kostenlose Risikoprüfungen vor Übernahme von Altverträgen
- Nie mehr fehlerhafte bAV-Buchungen in der Lohnabrechnung
- Keine unvollständigen Entgeltumwandlungsvereinbarungen mehr
- Sämtliche Vertragsunterlagen, Beratungsdokumentationen und Verzichtserklärungen an einem Ort
- Rechtssicheres bAV-Regelwerk zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden
Mit welchem Verwaltungsaufwand müssen Arbeitgeber bei der bAV rechnen?
Der Verwaltungsaufwand für die betriebliche Altersvorsorge kann von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren und ist abhängig von verschiedenen Faktoren wie:
- Unternehmensgröße und Durchdringungsquote: Wie viele Mitarbeitende gibt es und wie viele haben eine bAV?
- Zahl der Versorgungsordnungen und Durchführungswege: Ist die bAV im Unternehmen einheitlich geregelt oder gibt es verschiedene Versorgungsordnungen für unterschiedliche Mitarbeitergruppen? Gibt es parallel laufende Versorgungsordnungen aus Unternehmensübernahmen oder geschlossene Versorgungsordnungen aus der Vergangenheit?
- Zahl der Versicherungen und Versorgungsträger: Gibt es eine zentrale Anlaufstelle für die Personalabteilung oder sind unterschiedliche Versicherer und Versorgungsträger involviert? Läuft die Entgeltumwandlung über einen Anbieter oder wurden Versicherungen von Mitarbeitenden einfach übernommen?
- Grad der Digitalisierung: Liegen alle Dokumente digital in einem zentralen Verzeichnis ab oder füllen Verträge und Versorgungsordnungen noch immer Aktenordner und Archive?
Vieles blieb bisher an der Personalabteilung hängen
Selbst bei optimaler Betreuung durch einen Versicherungsberater verbleibt häufig ein erheblicher Teil der administrativen Aufgaben in der Personalabteilung. Sie sitzt in der Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Versorgungsträgern und Lohnbuchhaltung und nicht selten geht jede Entgeltumwandlungsvereinbarung, jede Beitragsanpassung und jede Austrittsmeldung über ihren Tisch. Dabei jongliert sie zwischen einer ganzen Reihe von nicht aufeinander abgestimmten Programmen und Prozessen.
Penzilla reduziert deinen Verwaltungsaufwand auf 0!
Diese Tabelle zeigt die häufigsten bAV-Verwaltungstätigkeiten, mit denen sich eine HR-Abteilung bislang beschäftigen musste.
| MA Onboarding | Einrichtung bAV | Administration bAV | Handling „Störfälle” | Mitarbeitende Austritt | Leistungsfall |
|---|---|---|---|---|---|
| Bereitstellung individueller Onboarding Unterlagen | Prüfung der Kriterien für Einrichtung bAV | Anlage & Update in Lohnbuchhaltung | Beitragsanpassung | Prüfung Unverfallbarkeit | Meldung Leistungsfall an Versorgungsträger |
| Prüfung von Vertragsübernahmen | Ermittlung Details für bAV-Zusage | Dokumentenhandling und -Ablage | Beitragsfreistellung & Wiederinkraftsetzung | Klärung bAV-Optionen mit Mitarbeitenden | Ermittlung Leistungsanspruch |
| Abstimmung mit Versorgungsträger | Datenmeldungen an interne Abteilungen | Adressänderung | Abwicklung Austritt | Überprüfung Nachschusspflicht | |
| Erstellung Zusage-Dokumente | Erstellung von Berichten (Reporting) | Abstimmung mit Versorgungsträger | Abstimmung mit Versorgungsträger | Abwicklung Leistungsfall | |
| Kommunikation an Mitarbeitende & Übergabe Unterlagen | Datenlieferung für Jahresabschluss (Gutachtenerstellung) | Aktualisierung Zusagen, Lohnbuchhaltung & Dokumente | Aktualisierung Datenbestand |
Mit Penzilla digitalisierst und automatisierst du die Verwaltung deiner betrieblichen Altersvorsorge. Unsere innovative Software sitzt in der Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Makler und Versorgungsträger und automatisiert bis zu 100% der administrativen Tätigkeiten, die in der Personalabteilung anfallen.
Jede Änderung, die Auswirkungen auf die bAV hat, wird vom System erkannt und sofort verarbeitet. Bestehende Versorgungsordnungen und Verträge werden digitalisiert und in der Software abgebildet – unabhängig von ihrer Komplexität und vom Durchführungsweg.
Das ermöglicht deiner HR-Abteilung, sich wieder auf die strategisch wichtigen Themen zu konzentrieren, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren. Denn dank übersichtlicher Dashboards und automatisierter Berichte und Auswertungen wisst ihr immer, was gerade passiert.
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