Betriebliche Altersvorsorge: Pflichten für Arbeitgeber
Mit einer betrieblichen Altersvorsorge (bAV) übernimmst du als Arbeitgeber Verantwortung für deine Mitarbeitenden – auch über das Arbeitsleben hinaus. Doch wusstest du, dass du als Arbeitgeber sogar die Pflicht hast, eine betriebliche Altersvorsorge anzubieten?
Viele Unternehmen sind sich der genauen Vorgaben nicht bewusst – dabei können Versäumnisse schnell zu Haftungsrisiken führen. Welche Pflichten du im Zusammenhang mit der bAV hast, welche Fallstricke du kennen solltest und wie du dich rechtlich absicherst, erfährst du hier.
Die Pflichten in der bAV in Kürze:
- Arbeitgeber haben die Pflicht, Mitarbeitenden eine betriebliche Altersvorsorge anzubieten.
- Als Arbeitgeber stehst du in der Verantwortung, dass die zugesagten Versorgungsleistungen am Ende auch erbracht werden.
- Du hast die Pflicht, deine Mitarbeitenden über Details der betrieblichen Altersvorsorge zu informieren.
- Um Haftungsrisiken zu vermeiden, solltest du alle Prozesse rund um die bAV dokumentieren und bis zum Eintritt des Leistungsfalls aufbewahren – auch über die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationspflichten hinaus.
- Auch in der betrieblichen Altersvorsorge sind Arbeitgeber in der Pflicht, das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz zu beachten. Das schließt Unterscheidungen zwischen Mitarbeitergruppen jedoch nicht aus.
Pflicht, betriebliche Altersvorsorge anzubieten
Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) ist für Mitarbeitende ein zentraler Baustein für die finanzielle Absicherung im Ruhestand, der angesichts der demografischen Entwicklung und eines sinkenden Rentenniveaus einen immer höheren Stellenwert bekommt. Das hat der Gesetzgeber schon 2002 erkannt und den Mitarbeitenden deshalb einen gesetzlichen Anspruch auf betriebliche Altersvorsorge eingeräumt.
bAV-Pflicht – Das bedeutet für dich:
- Du musst deinen Mitarbeitenden die Möglichkeit einräumen, einen Teil ihres Bruttogehalts in eine betriebliche Altersvorsorge umzuwandeln.
- Du musst darüber hinaus einen Arbeitgeberzuschuss in Höhe von mindestens 15 Prozent des umgewandelten Beitrags dazugeben, sofern bei der Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge eingespart werden.
- Du musst deine Mitarbeitenden jedoch nicht aktiv auf ihren Rechtsanspruch hinweisen.
- Du hast das Recht, zu entscheiden, über welchen Durchführungsweg und mit welchem Anbieter die bAV umgesetzt wird.
Bei der Wahl des Durchführungswegs stehen dir grundsätzlich alle fünf Durchführungswege offen. Ebenso bist du frei bei der Wahl des Anbieters und Tarifs.
Allerdings haben Mitarbeitende ein Vetorecht, falls deine Wahl auf eine Direktzusage oder Unterstützungskasse fällt. In diesem Fall kann der Mitarbeitende von dir fordern, die Entgeltumwandlung über eine Direktversicherung zu ermöglichen. Diese bietet Mitarbeitenden größtmögliche Sicherheit und erleichtert es, die Altersvorsorge bei einem Unternehmenswechsel mitzunehmen oder privat fortzuführen.
Der Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung gilt nicht unbegrenzt. Der Gesetzgeber hat ihn auf 4 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze zur gesetzlichen Rentenversicherung gedeckelt. Das entspricht 2025 einem monatlichen Beitrag von 322 Euro, beziehungsweise 3.864 Euro im Jahr. Auch der Arbeitgeberzuschuss ist nur bis zu dieser Höhe zu zahlen.
Viele Arbeitgeber ermöglichen es ihren Mitarbeitenden, auch über diese Grenze hinaus Beiträge in die bAV einzuzahlen. Auch der Arbeitgeberzuschuss wird von vielen über diese Grenze hinaus gewährt. Nur die Pflicht, betriebliche Altersvorsorge zu ermöglichen, endet für Arbeitgeber hier.
Daneben existiert auch ein Mindestbetrag, den Mitarbeitende erbringen müssen. Auch dieser ist an eine Bezugsgröße geknüpft, in diesem Fall die soziale Bezugsgröße aus dem Sozialversicherungsrecht. Diese leitet sich vom Durchschnittsentgelt aller Versicherten der gesetzlichen Rentenversicherung des vorvergangenen Kalenderjahrs ab. 2024 betrug der Wert 42.420 Euro.
Der Mindestbetrag zur Entgeltumwandlung darf ein Hundertsechzigstel nicht unterschreiten.
1/160 entspricht 265,13 Euro.
Arbeitgeber haben auf Wunsch des Mitarbeitenden die Pflicht, die betriebliche Altersvorsorge so zu gestalten, dass der Mitarbeitende sie mit der Riester-Förderung kombinieren kann.
Bei der Riester-Förderung erhalten Sparende Förderbeträge für sich selbst und jedes kindergeldberechtigte Kind, solange sie einen gehaltsabhängigen Sparbeitrag erbringen.
Dieser sogenannte bAV-Riester ist nur in den Durchführungswegen Pensionskasse, Pensionsfonds oder Direktversicherung möglich.
Außerdem müssen die Beiträge aus dem individuell versteuerten Einkommen gezahlt werden, wodurch der Mitarbeitende im Rahmen der bAV nicht von der Steuer- und Sozialabgabenfreiheit profitiert. Da Sozialversicherungsbeiträge entrichtet werden müssen, erlischt zudem die Pflicht des Arbeitgebers, den Arbeitgeberzuschuss zu zahlen.
Keine Pflicht zur arbeitgeberfinanzierten bAV
Der Rechtsanspruch deiner Mitarbeitenden beschränkt sich ausschließlich auf Beiträge, die diese durch Gehaltsverzicht in die bAV einbringen. Nicht verpflichtet bist du dazu, eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge anzubieten.
Es kann jedoch Sinn ergeben, im Rahmen der Einführung einer betrieblichen Altersvorsorge auch über diese Form der bAV nachzudenken, weil die betriebliche Altersvorsorge Arbeitgebern noch einmal neue Möglichkeiten bietet. So kann sie eine entscheidende Rolle im Recruiting spielen und Anreize setzen, länger im Unternehmen zu bleiben.
Mach die Pflicht zur Tugend: Geh die betriebliche Altersvorsorge rechtzeitig an
Viele Arbeitgeber sind sich des Rechtsanspruchs ihrer Mitarbeitenden auf betriebliche Altersvorsorge oft nicht bewusst – und genauso wenig wissen viele Mitarbeitende davon. Daher bleibt das Thema in Unternehmen häufig über Jahre hinweg unberührt.
Doch früher oder später wird es aufkommen: Sei es, weil ein Teammitglied seinen Anspruch geltend macht oder ein neuer Mitarbeitender seine bestehende bAV vom vorherigen Arbeitgeber übernehmen möchte. In solchen Fällen ist es von Vorteil, bereits eine durchdachte Strategie parat zu haben, um nicht kurzfristig unter Druck Entscheidungen treffen zu müssen.
Sprich mit uns: Wir bieten eine umfassende bAV-Beratung und begleiten dich von der Strategiefindung bis in den bAV-Alltag.
Catherine Leser
Co-Founder von Penzilla
Penzilla bAV-Booklet
Erfahre, wie du gesetzlichen Pflichten gerecht wirst und Risiken umgehst. Gestalte deine bAV innovativ und überzeuge deine Mitarbeitenden! Lass dich inspirieren und werde zum Vorreiter in Sachen Altersvorsorge!
Einstands- und Nachschusspflicht
Wie entscheidend es ist, sich frühzeitig mit dem Thema betriebliche Altersvorsorge auseinanderzusetzen, zeigen die Konsequenzen, die sich aus überhasteten Entscheidungen ergeben können. Hier lauern Haftungsrisiken, die dich teuer zu stehen kommen können:
Du haftest für nicht erbrachte Leistungen
Ist die bAV erst einmal eingeführt, stehst du als Arbeitgeber nämlich in der Verantwortung, dass die zugesagten Versorgungsleistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge tatsächlich erbracht werden. Dieses Prinzip nennt sich Einstandspflicht.
Das bedeutet konkret: Sollten die zugesagten Leistungen von der gewählten Versorgungseinrichtung nicht oder nicht in voller Höhe erbracht werden, haftest du als Arbeitgeber und musst die Differenz ausgleichen! Dieser Haftungsfall wird in der Praxis als Nachschusspflicht bezeichnet, da es hier darum geht, finanzielle Lücken zu schließen, die der Versorgungsträger hinterlassen hat.
In der Praxis kann dies zum Beispiel geschehen, wenn der Versorgungsträger aufgrund von Fehlbeträgen Leistungen kürzen muss oder wenn aufgrund einer schlechten Marktentwicklung bei Renteneintritt nicht mindestens die Summe der eingezahlten Beiträge vorhanden ist.
Die Einstandspflicht gilt auch, sollten die Verträge fehlerhaft sein oder ungenaue Formulierungen beinhalten.
Bei der bAV ist der Arbeitgeber immer in der Pflicht
Die Einstandspflicht gilt selbst für die vermeintlich sicheren Direktversicherungsverträge. Der Gesetzgeber hat verfügt, dass der Arbeitgeber immer in letzter Verantwortung steht.
Mein Tipp lautet daher: Lass dich vor der Einführung einer bAV beraten. Unabhängige bAV-Expertinnen und -Experten können Anbieter und Konditionen für dich vergleichen und dich auf potenzielle Haftungsrisiken hinweisen.
Catherine Leser
Co-Founder von Penzilla
Vorsicht bei Vertragsübernahmen!
Die Einstandspflicht beschränkt sich nicht nur auf Verträge, die du selbst geschlossen hast, sondern auch auf Altverträge, die du von neuen Mitarbeitenden übernimmst!
Mitarbeitende können nämlich bei einem Arbeitgeberwechsel verlangen, ihre bestehende Versorgung beim neuen Arbeitgeber weiterzuführen. Damit soll verhindert werden, dass Mitarbeitende bei häufigen Arbeitgeberwechseln jedes Mal einen neuen bAV-Vertrag mit entsprechenden Abschlusskosten schließen müssen.
Aus Bequemlichkeit wird hierbei einfach der alte Vertrag auf den neuen Arbeitgeber übertragen und vom Mitarbeitenden weiterbespart. Doch das ist gefährlich: In dem Moment, in dem du einen bestehenden Vertrag übernimmst, trittst du an die Stelle des bisherigen Arbeitgebers und bist von nun an dafür verantwortlich, dass der Mitarbeitende die im Vertrag versprochenen Leistungen auch erhält!
So vermeidest du Haftungsrisiken
Anstatt Verträge von neuen Mitarbeitenden zu übernehmen, solltest du das Versorgungskapital lieber in deine bAV übertragen. Bei diesem Verfahren wird dem Mitarbeitenden eine neue Zusage erteilt unter Anrechnung des mitgebrachten Kapitals. So stellst du sicher, dass du keine Haftungsrisiken übernimmst und hast immer nur Versorgungen im Umlauf, die du selbst ausgewählt hast.
Das setzt voraus, dass du dich proaktiv mit betrieblicher Altersvorsorge beschäftigst und schon etwas vorbereitet hast, ehe ein neues Teammitglied das Thema auf den Tisch bringt.
Melde dich gerne bei uns: Wir beraten dich zu allen Fragen rund um die bAV und prüfen bestehende Verträge auch auf mögliche Haftungsrisiken.
Adrian Dalkowski
Partner Manager Pensions
Informations- und Dokumentationspflichten
Informationspflicht gegenüber deinen Mitarbeitenden
Als Arbeitgeber hast du die Pflicht, deine Mitarbeitenden über ihre betriebliche Altersvorsorge umfassend und wahrheitsgemäß zu informieren – und zwar sowohl beim Abschluss der bAV als auch während der gesamten Laufzeit.
Diese Informationspflicht umfasst:
Beratung und Aufklärung: Wenn Mitarbeitende Informationen zu ihrer bAV wünschen, bist du verpflichtet, sie über die wesentlichen Punkte ihrer Versorgung zu informieren. Dazu gehört insbesondere:
- Die Höhe und Fälligkeit der Versorgungsbeiträge (also wann die Beiträge vom Lohn abgezogen werden und wann sie dem Versorgungsträger zufließen).
- Die Höhe der bestehenden Anwartschaft (also der bislang angesammelten Ansprüche).
- Die voraussichtliche Weiterentwicklung der Anwartschaft, z. B. durch weitere Beiträge oder mögliche Anpassungen.
- Auskunft über die mit der Zusage abgesicherten Risiken.
- Voraussetzungen für den Eintritt des Versorgungsfalls.
- Die Durchführungswege und konkrete Details zum Versorgungsträger wie beispielsweise Name und Anschrift.
Wahrheitsgetreue Auskunft: Alle Informationen müssen vollständig, korrekt und aktuell sein. Versäumst du als Arbeitgeber, diese Auskünfte zu erteilen, oder informierst du falsch, kann das Schadenersatzforderungen nach sich ziehen, wenn den Mitarbeitenden daraus finanzielle Nachteile entstehen.
Mitarbeitende müssen in der Ansparphase auf ihre Beiträge zur bAV weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge bezahlen. In der Auszahlungsphase aber schon. Dann werden sogar die vollen Sozialversicherungsbeiträge auf die Auszahlung erhoben, also sowohl Arbentinehmer- als auch Arbeitgeberanteil! Wenn du nicht auf solche Konsequenzen hinweist, kann dies Schadensersatzpflichten auslösen.
Dokumentationspflichten
Neben den Informationspflichten hast du als Arbeitgeber auch die Pflicht, bestimmte Vorgänge zu dokumentieren. Nicht jede Dokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben, doch empfiehlt es sich, alle Vorgänge rund um die bAV so lückenlos wie möglich festzuhalten, um sich vor Haftungsrisiken zu schützen.
Hier ist Dokumentation Pflicht
- Bei Direktversicherung, Pensionskasse oder Pensionsfonds: Wenn die Steuerbefreiung in Anspruch genommen wurde, ist zu dokumentieren, wann die Zusage erteilt wurde und wann die Zusage auf den Mitarbeitenden übertragen wurde. Das ist wichtig, weil es Auswirkungen auf die Besteuerung in der Bezugsphase hat. Darüber hinaus müssen alle Änderungen an einer bestehenden Versorgungszusage dokumentiert werden.
- Entgeltumwandlungsvereinbarung: Dieses Dokument regelt arbeitsrechtlich den Gehaltsverzicht des Mitarbeitenden zugunsten einer betrieblichen Altersvorsorge. Exisitert eine solche schriftliche Vereinbarung nicht, können Mitarbeitende auch Jahre später noch auf die Auszahlung des einbehaltenden Lohns bestehen.
Die Entgeltumwandlungsvereinbarung gibt zugleich Auskunft über die Höhe des Arbeitgeberzuschusses, die Besteuerung im Alter sowie Informationen zu Abschlusskosten und Rückkaufswert.
Da der Mitarbeitende diese unterschreibt, kannst du gleich nachweisen, dass du deinen Informationspflichten nachgekommen bist.
Hier ist Dokumentation dringend empfohlen
- Verzichtserklärung: Verzichten Mitarbeitende darauf, eine betriebliche Altersvorsorge zu besparen, solltest du diesen Verzicht mit einer Verzichtserklärung festhalten. Existiert ein solches Dokument nicht, hast du keine Chance nachzuweisen, dass du deinen Informationspflichten nachgekommen bist.
- Bestätigung des Versorgungsträgers: Vergewissere dich, dass deine Mitarbeitenden dem Versorgungsträger auch bekannt sind und von diesem aufgenommen wurden. Als Arbeitgeber stehst du mit Erteilung der Zusage in der Verantwortung, die zugesagten Leistungen auch zu erbringen. Stellt sich erst nach Jahren heraus, dass ein Mitarbeitender nicht in die Versorgung aufgenommen wurde, musst du für die entgangene Rendite aufkommen.
- Sämtliche mit der bAV verbundene Kommunikation: Es empfiehlt sich, jeden Prozessschritt zu dokumentieren. Das ist der einfachste Weg, nachzuweisen, dass du deinen Informationspflichten nachgekommen bist.
Mit digitaler bAV-Verwaltung bist du auf der sicheren Seite
Es ist nicht nur entscheidend, die Prozesse ordentlich zu dokumentieren. Als Arbeitgeber hast du auch die Pflicht, alle Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge so lange aufzubewahren, bis die korrekte Besteuerung festgestellt werden kann. Das ist in der Regel erst bei Eintritt des Leistungsfall möglich. Hierzu zählt nicht nur die Entgeltumwandlungsvereinbarung, sondern bspw. auch Gehaltsabrechnungen. Darüber hinaus solltest du natürlich auch die anderen Belege gut aufbewahren, um dich vor Haftungsrisiken zu schützen.
Für eine lückenlose Dokumentation empfiehlt sich daher eine digitale bAV-Verwaltung. So hast du alle Dokumente immer an einem zentralen Ort und kannst auch in vielen Jahren noch nachweisen, dass du deinen Pflichten als Arbeitgeber nachgekommen bist.
Catherine Leser
Co-Founder von Penzilla
Informationspflichten gegenüber dem Versorgungsträger
Neben der Beratung deiner Mitarbeitenden hast du auch spezifische Informationspflichten gegenüber dem Versorgungsträger (z. B. der Versicherung oder Pensionskasse). Das solltest du wissen:
Du musst dem Versorgungsträger mitteilen, wie die bAV-Beiträge versteuert wurden. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Steuerfrei: Beiträge zur bAV sind bis zu 4% der Beitragsbemessungsgrenze zur gesetzlichen Rentenversicherung sozialabgabenfrei und bis zu 8% auch steuerfrei.
- Individuell versteuert: Beiträge, die aus versteuertem Einkommen gezahlt wurden, z. B. für eine Riester-geförderte bAV.
- Pauschal versteuert: Beiträge, die nach alten Regelungen pauschal versteuert wurden (bei Altverträgen vor 2005).
Du hast hierfür bis zu zwei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres oder nach dem Ausscheiden des Mitarbeitenden aus deinem Unternehmen Zeit.
Versäumst du diese Mitteilung, geht der Versorgungsträger im Leistungsfall davon aus, dass die Beiträge voll steuerpflichtig waren. Dies kann zu Nachteilen für die Mitarbeitenden führen, z. B. durch eine doppelte Besteuerung.
Du bist von der Meldepflicht befreit, wenn der Versorgungsträger die steuerliche Behandlung bereits kennt und dich entsprechend informiert hat.
Tipp: So wirst du als Arbeitgeber deinen Pflichten in der bAV gerecht und vermeidest Haftungsrisiken
- Standardisierte Prozesse einführen: Lege klare Abläufe fest, wie und wann Mitarbeitende über ihre bAV informiert werden (z. B. im Rahmen des Onboardings, jährliche Informationsupdates oder bei konkreten Anfragen).
- Dokumentation: Dokumentiere alle Auskünfte, die du deinen Mitarbeitenden gibst, schriftlich. Das schützt dich im Fall von Missverständnissen oder späteren Haftungsansprüchen.
- Fristen im Blick behalten: Achte auf die Fristen für die Mitteilungen an den Versorgungsträger, damit die steuerliche Behandlung korrekt ist und keine Nachteile für die Mitarbeitenden entstehen.
- Regelmäßige Schulungen: Stelle sicher, dass auch deine Personalabteilung über die bAV informiert ist und einfache Fragen der Mitarbeitenden beantworten kann.
- Externe Berater und Beraterinnen einbinden: Hole dir unabhängige Unterstützung, insbesondere bei komplexen Fragen zur steuerlichen oder rechtlichen Ausgestaltung der bAV.
Digitale bAV-Verwaltung mit Penzilla
Mit Penzilla bist du auf der (rechts)sicheren Seite und musst dich dank automatisierter Prozesse um nichts mehr kümmern.
- Penzilla berät und informiert deine Mitarbeitenden hinsichtlich ihrer bAV und dokumentiert alle Beratungsvorgänge digital.
- Dank automatisierter vorbereitender Lohnbuchhaltung verfügt die Payroll-Abteilung immer über die aktuellsten Informationen.
- Penzilla übernimmt den Austausch mit dem Versorgungsträger und stellt sicher, dass alle Daten vollständig, aktuell und fristgerecht übermittelt werden.
Pflicht zur Gleichbehandlung in der bAV
Auch in der betrieblichen Altersvorsorge sind Arbeitgeber in der Pflicht, das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu beachten. Das bedeutet, dass du grundsätzlich allen Mitarbeitenden gleiche Chancen auf eine bAV bieten musst. Allerdings ist es zulässig, sachlich begründete Unterschiede zwischen bestimmten Gruppen vorzunehmen.
So kannst du dein bAV-Angebot bspw. an folgende Kriterien knüpfen:
- Betriebszugehörigkeit
- Art des Beschäftigungsverhältnisses
- Einkommensgrenzen
- Jobprofil
Auf diese Weise ist es möglich, dass Führungskräfte einen höheren Zuschuss erhalten oder Zusatzleistungen erst nach einer bestimmten Betriebszugehörigkeit gewährt werden. Entscheidend ist dabei, dass diese Differenzierungen auf objektiven, nachvollziehbaren Kriterien basieren. Eine Ungleichbehandlung ohne sachlichen Grund – z. B. nach Geschlecht – ist dagegen natürlich unzulässig.
Melde dich bei unseren bAV-Experten
Fülle das nachstehende Formular aus, und wir werden uns so schnell wie möglich bei dir melden.