Wie ein Fintech‑Team seine bAV aufräumte, bevor die Compliance‑Lücke zum Problem wurde
Bei Circula lief bAV lange von Fall zu Fall: manuell in die Lohnabrechnung eingepflegt, dokumentiert wo es gerade passte, ohne interne Richtlinie.
Circula ist ein SaaS‑Fintech‑Unternehmen aus Berlin, das eine Plattform für Mitarbeiterausgaben aller Art anbietet: Reisekosten, Spesen, Kreditkarten und Mitarbeiter‑Benefits.
Die Mission: Finanz- und Lohnbuchhaltung vereinfachen und Rechtskonformität durch intelligente Automatisierungen sicherstellen.
bAV war da. Aber nur als Einzelfall.
Circula hatte bAV nicht aktiv als Arbeitgeberleistung angeboten. Es gab einzelne Fälle, meist Verträge, die neue Mitarbeitende aus vorherigen Arbeitsverhältnissen mitgebracht hatten und die dann übernommen wurden. Der Prozess funktionierte, aber jeder Fall war Handarbeit.
- Kein aktives Angebot, nur Einzelfälle auf Anfrage
- Vertragsdaten von Hand in die Lohnabrechnung integriert
- Koordination mit Versicherer, Mitarbeitendem und externer Lohnbuchhaltung jedes Mal neu beim People‑Team
- Keine dokumentierten Richtlinien, dadurch Inkonsistenzen von Fall zu Fall
- bAV wird aktiv als Arbeitgeberleistung angeboten
- Der Prozess ist einheitlich, dokumentiert und wiederholbar
- Zentraler Überblick, wer einen bAV‑Vertrag hat
- Die Übernahme mitgebrachter Verträge ist geregelt
Sechs Punkte waren ausschlaggebend
Der Auslöser war regulatorisch: Die Entwicklungen rund um BRSG und den verpflichtenden Arbeitgeberzuschuss machten deutlich, dass die bAV‑Prozesse bei Circula einheitlicher werden müssen, bevor die Nachbesserung zum Aufwand wird.
Kurze Einführungsphase
Umsetzbar innerhalb weniger Tage.
Direkter Vertriebsprozess
Mit dem Gründer, individuell auf Circula zugeschnitten.
Beratung für Team und Mitarbeitende
Bei der Auswahl der passenden Versicherer, inklusive Prüfung internationaler Optionen für die international aufgestellte Belegschaft.
Transparente Sicherheitsinformationen
Im Vorfeld bereitgestellt, was andere Anbieter im Vergleich nicht angeboten haben.
Onboarding auf Deutsch und Englisch
Schulungen für Mitarbeitende mit offener Frage‑ und Antwort‑Runde.
Perspektive DATEV‑Integration
Eine zukünftige DATEV‑Integration ist in Aussicht.
„Wir haben bei einem komplexen Prozess Zeit gespart und die Compliance‑Lücke für uns geschlossen.“
Lisa Goodman, People Partner bei Circula
Von Auslöser bis Betrieb
Die Einführung lief insgesamt sehr gut.
Regulatorik
BRSG und der verpflichtende Arbeitgeberzuschuss machen deutlich: Die bAV‑Prozesse müssen einheitlicher werden.
Entscheidung
Circula vergleicht Penzilla mit anderen Anbietern. Beteiligt: CFO und VP People & Culture. Die Betreuung in der Evaluierungsphase beschreibt Lisa Goodman als „sehr hilfreich und informativ“.
Einführung
Beteiligt waren neben People auch Payroll, IT und die Geschäftsführung.
Der Zeitpunkt
Lisa Goodman und ihre direkte Vorgesetzte waren in Elternzeit. Die Vertretung übernahmen Kolleginnen und Kollegen, die inzwischen nicht mehr bei Circula tätig sind.
„Mit Penzilla sind wir beim Compliance‑Thema bAV in sicheren Händen. Der Prozess ist einheitlich aufgesetzt, was Payroll sehr vereinfacht. Damit haben wir die beste Lösung für uns gefunden.“
Lisa Goodman
People Partner bei Circula
Was sich geändert hat
Compliance‑Lücke geschlossen
Der Prozess ist einheitlich, dokumentiert und wiederholbar. Was vorher Fall‑zu‑Fall‑Arbeit war, läuft heute nach einem klaren internen Standard.
Zentraler Überblick
Das People‑Team hat jederzeit einen konsolidierten Blick darauf, wer einen bAV‑Vertrag hat. Die Prüfung im Rahmen der monatlichen Gehaltsabrechnung ist deutlich einfacher.
Klarer Prozess bei Neueintritten
Wenn jemand mit einem bestehenden Vertrag zu Circula kommt, ist die Übernahme geregelt. Penzilla übernimmt den Prozess, das People‑Team spart Zeit.
Erweitertes Benefit‑Angebot
Circula bietet bAV jetzt aktiv als Arbeitgeberleistung an, nicht mehr nur reaktiv auf Anfrage.
„Ja, auf jeden Fall.“
So beantwortet Lisa Goodman die Frage, ob sie Penzilla weiterempfehlen würde. Sie ordnet auch offen ein, für welche Unternehmen der Ansatz aus ihrer Sicht besonders sinnvoll ist: für größere Organisationen mit einer Altersstruktur ab 35 Jahren aufwärts.
Für Circula selbst geht der Prozess weiter, die Nutzung im Alltag soll noch stärker verankert werden.
„Schau es dir an und prüfe, ob es zu deinem Unternehmen passt. Die sind schnell, und der Verkaufsberatungsprozess zu Beginn hat mir wirklich gut gefallen: Sie kennen sich mit dem Thema bAV bestens aus und erklären es für jeden verständlich.“
Lisa Goodman · People Partner bei Circula
Penzilla ist die digitale Infrastruktur für die betriebliche Vorsorge im Mittelstand. HR‑Teams zwischen 100 und +5.000 Mitarbeitenden bündeln damit alle Durchführungswege einer betrieblichen Altersvorsorge an einem Ort, binden ihre Payroll an und geben Mitarbeitenden eine verständliche Auskunft über ihre Verträge.
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