Gelungene Automatisierung
der bAV-Prozesse
Personio betreibt selbst ein HRIS für tausende Unternehmen und weiß, was manuelle Personalprozesse kosten. Für die eigene bAV hat das People‑Ops‑Team deshalb konsequent gehandelt: altes Portal mit Login‑Problemen abgelöst, Shared‑Excel‑Workflow in die Payroll abgeschafft, Single Sign‑On über Okta eingerichtet, DATEV‑Integration live. Vier bis fünf Stunden Verwaltungsaufwand pro Monat entfallen seitdem. Von der ersten händischen Unterschrift zur vollständig automatisierten Verwaltung in maximal vier Monaten.
Personio ist ein europaweit führender HRIS‑Anbieter und entwickelt eine ganzheitliche People‑Plattform für den Mittelstand.
Das Unternehmen wächst schnell und stellt hohe Ansprüche an die eigenen internen Prozesse: Was intern nicht sauber läuft, wird nicht extern verkauft.
- BrancheSaaS / HRIS
- Größeca. 1.800 Mitarbeitende
- Zuständigkeit bAVRewards‑Team, People Operations
- AnsprechpartnerinSandra Pfender, People Operations Delivery Manager
Ausgangssituation
bAV war da. Aber kaum automatisiert.
Bei Personio lief die bAV über einen klassischen Anbieter mit eigenem Verwaltungsportal. Login‑ und Passwort‑Probleme gehörten zum Alltag. Jeder neue Vertrag und jede Beitragsanpassung musste manuell im Portal gegengeprüft und unterschrieben werden.
Noch kostenintensiver war die Datenübergabe an die Payroll: Jede neue Versicherung und jede Vertragsänderung musste in eine Shared‑Excel‑Tabelle eingetragen werden, damit das Payroll‑Team sie berücksichtigen konnte. Monatlich kamen so etwa vier bis fünf Stunden Verwaltungsaufwand allein für die bAV zusammen.
Dazu kamen die Rahmenpflichten: Neue Mitarbeitende müssen informiert und zum bAV‑Angebot eingeladen werden. Das lief manuell über eigens organisierte Onboarding‑Termine, inklusive Teilnehmer‑Listen und wiederkehrender Erinnerungs‑Prozesse.
Die Diskrepanz war spürbar: Ein Unternehmen, das Automatisierung als Kernversprechen an seine Kunden gibt, verwaltete seine eigene bAV weitgehend von Hand.
„Jedes Mal, wenn da ein neuer Vertrag kam, wusste ich, dass ich einige Zeit investieren muss, um diesen zu verwalten.
Warum Penzilla
Drei Punkte gaben den Ausschlag
Durchgängige Automatisierung
Statt manueller Freigaben und Shared‑Excel‑Workflows. Der bAV‑Prozess sollte auf denselben Automatisierungsstandard gebracht werden, den Personio selbst in seiner Software umsetzt.
DATEV‑Integration
Als harter Hebel für die Payroll‑Entlastung. Kein Datenabgleich mehr per Hand, kein doppelter Pflegeaufwand.
Single Sign‑On über Okta
Mitarbeitende kommen über das Firmen‑Dashboard direkt in die Penzilla‑Umgebung. Vorher musste der Zugang über eine Confluence‑Seite gesucht werden.
Entscheidend war am Ende aber die Person hinter dem Produkt. Christoph, Mitgründer von Penzilla, hat den Auswahlprozess mit Fachkompetenz und Engagement geprägt. Ein persönlicher Besuch, kurze Wege zwischen zwei Münchner Gründerteams und die Erfahrung, dass unterschiedliche Setups und Szenarien flexibel abbildbar sind, gaben den Ausschlag.
weniger Verwaltungsaufwand pro Monat bei Personio – durch DATEV‑Integration statt Shared‑Excel
Implementierung
Vier Monate, strukturiert begleitet
Die Einführung lief über rund vier Monate und wurde als sehr strukturiert und reibungslos wahrgenommen. Beteiligt waren Payroll, IT und People Operations.
Ergebnisse
Was sich geändert hat
Keine manuellen Freigaben mehr
Was vorher pro Antrag durch People Operations lief, läuft heute automatisiert.
4 bis 5 Stunden Payroll‑Aufwand pro Monat entfallen
Die Shared‑Excel‑Übergabe ist durch die DATEV‑Integration ersetzt.
Single Sign‑On über Okta
Mitarbeitende kommen aus dem Firmen‑Dashboard mit einem Klick in Penzilla. Kein verlorenes Passwort, kein Umweg über Confluence.
Systemische Mitarbeitenden‑Einladung
Neue Mitarbeitende werden automatisch über das System zur bAV‑Beratung eingeladen. Die manuelle Organisation einzelner Onboarding‑Termine entfällt.
People Ops muss die bAV nicht mehr aktiv kontrollieren
Vertragsstände und Abschlusszahlen laufen vollständig im System.
„Es ist völlig aus meiner Hand, aber auch so, dass ich das Gefühl habe, das passt. Ich muss da jetzt nichts kontrollieren.
Ausblick und Empfehlung
„Ja, auf jeden Fall.“
So beantwortet Sandra Pfender die Frage, ob sie Penzilla weiterempfehlen würde. Für sie ist der Case besonders geeignet für zwei Gruppen von Unternehmen: solche, die die administrative Betreuung und Beratung ihrer bAV‑Verträge nicht selbst leisten möchten und den Prozess bewusst in die Hände von Experten geben wollen. Und solche, die ein HRIS einsetzen, das eine Schnittstelle zu Penzilla hat.
Du willst bAV in deinem Unternehmen aktiv machen, ohne dass People Operations zum Formularbearbeiter wird?
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