bAV und bBU getrennt verwalten: Warum zwei Systeme ein strategisches HR-Problem sind
Viele Unternehmen haben ihre betriebliche Altersvorsorge (bAV) irgendwann eingeführt, eine Versicherungsgesellschaft beauftragt und die Verwaltung an die Lohnbuchhaltung übergeben. Einige haben später eine betriebliche Berufsunfähigkeitsversicherung (bBU) dazugebucht — über einen anderen Anbieter, mit einem anderen Prozess, einem anderen Ansprechpartner. Das Ergebnis: HR jongliert mit zwei Systemen, zwei Kontaktstellen und zweimal demselben administrativen Aufwand.
Das klingt nach einem Organisationsproblem. Es ist aber in erster Linie ein strategisches Problem. Denn solange betriebliche Vorsorge wie ein Verwaltungsthema behandelt wird, bleibt ihr Potenzial als Instrument zur Mitarbeiterbindung und Arbeitgeberpositionierung ungenutzt. In einem Arbeitsmarkt, auf dem Unternehmen aktiv um Fachkräfte werben müssen, ist das ein echter Nachteil.
Dieser Artikel erklärt, warum die Kombination von bAV und bBU in einer Plattform kein technischer Komfort ist — sondern eine HR-Entscheidung mit strategischer Tragweite.
Inhalt
15-25 Prozent aller bAV-Neuverträge enthalten BU-Zusatz und kaum jemand weiß es
Die kurze Antwort: weil der Nutzen für Mitarbeitende meist unsichtbar bleibt.
Viele Unternehmen bieten bAV an, weil sie gesetzlich dazu verpflichtet sind. Seit 2019 muss jeder Arbeitgeber einen Zuschuss von mindestens 15 Prozent auf umgewandelte Entgeltbestandteile leisten, wenn er dabei Sozialversicherungsbeiträge spart. Seit dem 1. Januar 2022 gilt das auch für alle Bestandsverträge. Das ist eine klare gesetzliche Vorgabe — kein freiwilliges Extra.
Das Problem: Wenn die bAV nur als Pflichtaufgabe behandelt wird, kommuniziert HR sie auch so. Ein Einmalgespräch beim Onboarding, ein PDF im Intranet — und das war es. Mitarbeitende wissen häufig nicht, wie viel ihr Arbeitgeber tatsächlich zuschießt, wie hoch ihre spätere Rente wäre oder welche Vorteile die Entgeltumwandlung gegenüber privatem Sparen bietet.
Die bBU leidet noch stärker unter dieser Unsichtbarkeit. Dabei ist sie für viele Beschäftigte das wichtigere Produkt. Laut Branchenanalysen beinhalten inzwischen 15 bis 25 Prozent aller bAV-Neuverträge eine Berufsunfähigkeits-Zusatzversicherung — mit stark steigender Tendenz. Wer über einen betrieblichen Gruppenvertrag abgesichert ist, profitiert von vereinfachten Gesundheitsfragen und Kollektivtarifen, die auf dem freien Markt nicht erreichbar wären. Trotzdem nutzen viele Beschäftigte diesen Schutz nicht, weil sie schlicht nicht wissen, dass er existiert.
Das ist kein Kommunikationsproblem allein. Es ist ein Strukturproblem.
4 Probleme bei getrennter Verwaltung von bAV und bBU
Wenn beide Produkte über unterschiedliche Prozesse, Systeme und Anbieter verwaltet werden, entstehen typische Reibungsverluste:
Doppelter Administrationsaufwand: Neue Mitarbeitende müssen in zwei Systemen angelegt werden. Bei Gehaltsänderungen, Elternzeit oder Austritt passiert dasselbe doppelt. Fehler entstehen nicht durch schlechte Arbeit, sondern durch Systembrüche.
Keine gemeinsame Sicht für Mitarbeitende: Wer verstehen möchte, welche betriebliche Absicherung er oder sie hat, muss zwischen zwei Portalen oder zwei Ansprechpersonen wechseln. Das senkt die tatsächliche Nutzungsrate erheblich.
Inkonsistente Kommunikation: HR erklärt bAV anders als der externe BU-Anbieter die bBU kommuniziert. Die Botschaft zur betrieblichen Vorsorge als Gesamtpaket kommt nie an.
Compliance-Risiken: Die gesetzliche Pflicht zum 15-Prozent-Zuschuss bei der bAV und die Informationspflicht gegenüber Mitarbeitenden müssen nachweisbar erfüllt sein. Getrennte Systeme erschweren genau diese Nachvollziehbarkeit.
Der größte Verlust ist jedoch immateriell: Unternehmen, die tausende Euro in betriebliche Vorsorge investieren, schaffen damit kaum sichtbaren Mehrwert — weil das Gesamtbild fehlt.
„In der täglichen HR-Arbeit merken wir, dass Mitarbeitende ihre bAV kaum wahrnehmen, bis sie selbst nachfragen. Wenn sie dann auch noch für die bBU eine andere Anlaufstelle haben, bricht der Gesamtzusammenhang komplett weg. Eine gemeinsame Plattform macht das Gesamtpaket erst wirklich erlebbar.”
Catherine Leser
CRO, Penzilla
Eine Plattform für bAV und bBU: Was sich für HR und Mitarbeitende ändert
Betriebliche Vorsorge in einer Plattform zu bündeln bedeutet konkret: ein zentraler Zugang für HR, ein zentraler Zugang für Mitarbeitende, einheitliche Datenbasis, einheitliche Kommunikation.
Für HR heißt das: Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeitender, die Meldung von Beitragsänderungen oder das Handling bei Austritt laufen einmal statt zweimal. Die Lohnbuchhaltung zieht ihre Daten aus einer Quelle. Die Compliance-Dokumentation liegt an einem Ort.
Für Mitarbeitende heißt das: Sie sehen in einem einzigen Bereich, was das Unternehmen für ihre Absicherung tut — wie hoch der Arbeitgeberzuschuss ist, was ihre bAV im Alter einbringen wird und welchen Schutz die bBU bietet. Wenn diese Informationen verständlich und jederzeit zugänglich sind, steigt das wahrgenommene Wertvolumen des Benefits deutlich — ohne dass sich die tatsächlichen Kosten ändern.
Das ist der Hebelpunkt: Dieselbe Investition wirkt deutlich stärker, wenn sie sichtbar ist.
Betriebliche Vorsorge als Recruiting-Argument: Wann sie wirkt, wann nicht.
Ganz klar: Sie wirkt, wenn das Angebot klar kommuniziert wird.
Im Wettbewerb um Fachkräfte entscheidet sich die Attraktivität eines Arbeitgebers längst nicht mehr allein über das Gehalt. Moderne Absicherungskonzepte, insbesondere eine Kombination aus solider Altersvorsorge und echtem Berufsunfähigkeitsschutz, sind relevante Differenzierungsmerkmale. Das gilt besonders für Beschäftigte, die sich auf dem freien Markt aufgrund von Vorerkrankungen keine private BU-Versicherung leisten können oder schlicht keinen Zugang erhalten.
Der Gruppenvertrag über den Arbeitgeber schließt genau diese Lücke: vereinfachte Gesundheitsprüfung, günstigere Beiträge durch Kollektivtarife, Steuer- und Sozialabgabenersparnis durch Entgeltumwandlung. Das ist kein abstraktes Leistungsversprechen — das ist greifbarer Mehrwert, der im Recruiting wirkt, wenn er auch klar kommuniziert wird.
Eine Plattform, die genau diese Kommunikation unterstützt, ist kein Nice-to-have. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass das Versprechen beim Arbeitnehmer auch tatsächlich ankommt.
So lassen sich bAV und bBU in einer Plattform verwalten
Penzilla bündelt bAV und bBU in einer gemeinsamen Plattform. HR-Teams verwalten beide Produkte über eine einzige Oberfläche — vom Onboarding über Beitragsanpassungen bis zum Austritt. Mitarbeitende haben über ihr persönliches Dashboard jederzeit Einsicht in ihre betriebliche Vorsorge, mit klaren Zahlen statt Versicherungsdeutsch.
Das Ziel ist nicht, einen weiteren Administrationskanal zu schaffen, sondern bestehende Prozesse zu konsolidieren und das, was Unternehmen ohnehin investieren, für alle Beteiligten sichtbar und nutzbar zu machen.
„Das Potenzial der bBU im Betrieb wird massiv unterschätzt. Der vereinfachte Zugang über Gruppenverträge ist für viele Arbeitnehmer der einzige realistische Weg zu echtem BU-Schutz. Wenn das dann noch in derselben Umgebung wie die bAV liegt, sinkt die Hürde nochmals deutlich.”
Christoph Leser
CEO, Penzilla
Häufige Fragen zur Verwaltung von bAV und bBU
Muss der Arbeitgeber eine bBU anbieten?
Nein. Die bBU ist — anders als die bAV — keine gesetzliche Pflicht. Es gibt keinen Rechtsanspruch des Arbeitnehmers darauf. Der Arbeitgeber entscheidet freiwillig, ob er diesen Schutz als betriebliche Leistung einführt. Viele tun es, weil der strategische Mehrwert für Recruiting und Mitarbeiterbindung evident ist.
Was passiert mit der bBU, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt?
In den meisten Gruppenverträgen kann die bBU privat weitergeführt werden. Der Arbeitgeberzuschuss und die Kollektivkonditionen entfallen dann — der Versicherungsschutz als solcher bleibt aber bestehen. Die genauen Bedingungen hängen vom jeweiligen Vertrag ab.
Welcher Arbeitgeberzuschuss ist bei der bAV verpflichtend?
15 Prozent des umgewandelten Entgelts — sofern der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart. Das gilt für Direktversicherungen, Pensionskassen und Pensionsfonds und seit dem 1. Januar 2022 auch für alle Bestandsverträge.
Müssen bestehende bAV-Verträge für eine neue Plattform neu abgeschlossen werden?
Nicht zwingend. Moderne Plattformen wie Penzilla sind darauf ausgelegt, bestehende Verträge einzubinden — ohne vollständigen Neuabschluss. Die konkrete Umsetzung hängt von den bestehenden Vertragsstrukturen ab.
Fazit: Verwaltung ist nicht das Ziel
Betriebliche Vorsorge ist kein reines Compliance-Thema. Sie ist eines der wenigen Benefits, das gleichzeitig existenzielle Relevanz für Mitarbeitende hat und wirtschaftlich interessant für den Arbeitgeber ist: Einsparungen bei Sozialversicherungsbeiträgen, stärkere Mitarbeiterbindung, klareres Arbeitgeberprofil.
Das Hindernis ist nicht das Produkt. Es ist die Sichtbarkeit. Und die entsteht, wenn bAV und bBU nicht nebeneinander verwaltet werden — sondern zusammen.
Du willst sehen, wie das in der Praxis aussieht?
Vereinbare jetzt eine Demo und entdecke, wie Penzilla bAV und bBU in einer Plattform zusammenbringt:
